Door de uitbraak van COVID-19 zijn veel mensen uit noodzaak thuis gaan werken. Er zijn systemen, methoden en procedures ontwikkeld, die dat mogelijk maken. Ook wanneer de genoemde uitbraak onder controle zal zijn, zal het aantal mensen dat thuis werkt significant groter zijn dan voor de pandemie. Bedrijven ondervinden dat het thuiswerken kan functioneren.
Wat is een virtuele assistent
Een virtuele assistent, afgekort tot VA, is een assistent die op afstand werkt. Zoals met zoveel diensten wordt er ook in dit geval het woord virtueel voor gezet. De term telewerken wordt veel gebruikt. Je zou daarom ook van een tele-assistent kunnen spreken. Het gaat vaak om administratieve werkzaamheden, maar het kunnen ook heel specifieke taken betreffen, zoals het website-onderhoud en online marketing. Een virtuele assistent kan een kleine zelfstandige zijn, maar ook in dienst zijn van een bedrijf, zoals een advocaat bij een advocatenkantoor kan werken. Als een virtuele assistent contact met klanten van de opdrachtgever heeft, is er geen reden dat die klant weet dat het een virtuele assistent betreft.
Technologie
Het is de beschikbaarheid van technologische hulpmiddelen die virtuele assistentie mogelijk maken. Dan praten we met name over het internet en krachtige computers met veel functionaliteit, meestal laptops. Communicatie tussen de opdrachtgever en de virtuele assistent kan in principe via alle beschikbare communicatiekanalen plaatsvinden, zoals telefoon, e-mail, voicemail, chat en videogesprek. Er zijn vele webapplicaties die het mogelijk maken om op afstand groepswerk te kunnen doen. Je kunt een virtuele assistent alleen gebruiken voor taken waarvoor die hulpmiddelen voldoen.
Kosten
Als een ondernemer met een fulltime assistent werkt, dan zal die medewerker een volledig loon moeten krijgen. Maar als je een assistent nodig hebt, maar niet fulltime, dan zou je die rol graag anders ingevuld willen hebben. Je kunt natuurlijk een parttime assistent in dienst nemen. Dat kan functioneren, maar als de omvang van het werk toeneemt, dan kan het zijn dat je een andere assistent moet gaan zoeken. En als het werk afneemt, zit je alsnog met een medewerker die onderbezet is. Of diverse afdelingen van een bedrijf kunnen een assistent delen, maar daar zitten ook wat haken en ogen aan. Bij een bedrijf dat virtuele assistentie biedt, is de behoefte van de opdrachtgever en het aanbod van de dienstverlener beter op elkaar af te stemmen. Daarom kunnen deze kosten lager zijn dan dat van alternatieven.
Virtual Excellence
Een van de bedrijven dat op de vraag naar virtuele assistentie een antwoord geeft, is Virtual Excellence. Ze hebben een breed aanbod van diensten en je kunt kiezen uit een aantal pakketten. Zelfs werken op uurbasis is een mogelijkheid. Dat is natuurlijk een prettig gegeven voor bedrijven, die graag het aantal bedrijven waarvan ze diensten betrekken, klein willen houden. Dat maakt het overstappen naar een ander pakket ook eenvoudiger. Ze zijn ook goed in staat om maatwerk te leveren.