Op zoek gaan naar een manier om boekhouden en administratie eenvoudiger en actueler te maken is onvermijdelijk als je nog steeds handmatige of offline boekhoudprogramma’s gebruikt. Als je op zoek bent naar de beste alternatieven en oplossingen, ben je op de juiste pagina beland.
Traditionele boekhoudprogramma’s mogen dan voorlopig je comfortzone zijn, maar als je eenmaal de vele voordelen van online boekhouden ziet, zul je er zeker over denken de sprong te wagen. Als je online boekhoudprogramma’s gaat gebruiken, zul je veel van de voordelen ervan inzien. In dit artikel zetten we hier zeven punten op een rij om te beginnen. Laten we beginnen!
Milieuvriendelijker
De eerste van de vele voordelen van cloud-gebaseerde boekhoudsoftware is zijn milieuvriendelijkheid. Als je overschakelt van een traditionele op een cloud-gebaseerde boekhouding, is het eerste wat je opvalt de stapel of kasten papierwerk over je bedrijfsfinanciën. Je bespaart al dit papier en middelen door het geld te besteden aan betrouwbare boekhoudsoftware.
Automatisering
Veel cloud-gebaseerde boekhoudprogramma’s bieden automatisering van bankafstemmingen en het versturen en ontvangen van betalingen. Je kunt documenten en kwitanties meteen van afbeeldingen in tekst omzetten. Ook is het mogelijk eCommerce winkels in de boekhoudsoftware te integreren voor verkoop- en voorraadbeheer. Facturering, onkostentracering, en bankvereffening worden ook gedekt – alles is geautomatiseerd! Al deze gegevens worden automatisch in de cloud geregistreerd en in je boeken gezien.
Bescherming tegen gegevensdiefstal en corruptie
Informatie en financiële bedrijfsgegevens worden vertrouwelijk bewaard door hardcopy boeken in kasten te vergrendelen en offline computerprogramma’s met wachtwoorden te beschermen. Bij cloud-gebaseerde boekhouding worden je financiën bewaard met lagen van beveiliging die beproefd zijn tegen hackers. Wachtwoorden voor toegang worden alleen gegeven aan mensen die je toestemming geeft. Daardoor is corruptie van bestanden bijna onmogelijk, vergeleken met bestanden die op een computer zijn opgeslagen of op papier zijn afgedrukt.
Vriendelijkheid van samenwerking
Als je wachtwoorden aan je team van boekhouders en accountants geeft, kunnen ze samenwerken en het bestand tegelijk bijwerken. Ze kunnen het gedoe overslaan om het meest bijgewerkte bestand naar hun collega’s te sturen, want de veranderingen worden onmiddellijk in de wolk bijgewerkt en kunnen door hun teamgenoten gezien worden.
Snel rapporten genereren
Als eigenaar van een kleine onderneming kun je de vorderingen van je team en de financiële gegevens van je bedrijf ook in real-time zien, waarbij je team kan samenwerken aan het bijwerken van je boeken. Je kunt het rapport zelf genereren of de taak delegeren aan je boekhouder, die met een paar klikken de gegevens die hij nodig heeft uit de cloud kan halen en opvragen.
Toegankelijkheid
Wat bijdraagt tot het gemak van gegevens bijwerken en teamsamenwerking is de toegankelijkheid van de boekhoudsoftware. Omdat het cloud-gebaseerd is en niet afhankelijk van specifieke kantoorcomputers, kan iedereen er overal op het internet bij. Veel software gaat tegenwoordig zelfs een stap verder door hun toepassing te optimaliseren voor mobiel gebruik. Dit is vanwege het gemak en het aantal personen dat op hun smartphone vertrouwt.
Betaalbaarheid
Het gebruik van cloud-gebaseerde boekhoudsoftware vereist dat je investeert in plannen waarvan je gemakkelijk kunt denken dat ze een extra kostenpost zijn. De waarheid is dat cloud-gebaseerde software je investering waard is vanwege de tijd, het geld, en de middelen die je bespaard zult hebben. Je bespaart tijd op middelen omdat alles papierloos zal verlopen. Boeken handmatig bijwerken is tijdrovender dan met cloud-gebaseerde software, waar alle transacties automatisch in de cloud worden opgeslagen. Ook kun je bij veel boekhoudsoftware een plan kiezen dat je zelf kunt aanpassen of waarin de diensten die je nodig hebt al inbegrepen zijn. Vandaar dat je precies de hulp krijgt die je nodig hebt.